01
Wenn mehrere Verträge zusammenkommen
Stellen Sie die letzten Rechnungen, Vertragsübersichten und vorhandenen Geräte- beziehungsweise Mitarbeiterlisten zusammen. Führen Sie sie in einer gemeinsamen Übersicht zusammen, zum Beispiel:
Diese Tabelle ist eine Arbeitsvorlage, keine Liste zwingend vorhandener Portal-Felder. Tragen Sie unbekannte Angaben als „zu klären“ ein, statt sie zu schätzen.
| Erfassen | Warum es für die Prüfung hilft |
|---|
| Anbieter, Kundennummer und Rufnummer | Vertrag und Rechnung eindeutig verbinden |
| Nutzer oder konkreter Zweck | Person, Poolgerät, Router oder andere Nutzung unterscheiden |
| Monatliche Kosten und Optionen | Grundpreis und zusätzliche Positionen erkennen |
| Mindestlaufzeit und nächste Frist | Änderungen rechtzeitig vorbereiten |
| Gerät und Standort beziehungsweise Kostenstelle | Hardware und interne Zuständigkeit zuordnen |
| Verantwortliche Person | Festlegen, wer eine offene Frage klärt |
02
Laufzeiten und Verlängerungen im Blick behalten
Ermitteln Sie die vertraglichen Fristen je Vertrag. Ein einheitlicher Firmenname auf der Rechnung bedeutet nicht, dass alle Karten denselben Start- und Endtermin haben.
Ordnen Sie jeder anstehenden Entscheidung eine verantwortliche Person und einen internen Termin zu. Prüfen Sie rechtzeitig, ob Verlängerung, Tarifänderung oder Weiterführung vorgesehen ist. Kündigen Sie nicht allein aufgrund eines fehlenden Namens in Ihrer Liste: Eine Karte könnte etwa in einem Router oder als Reserve genutzt werden.
Die Bedingungen von Geschäftskundenverträgen sollten anhand des jeweiligen Vertrags geprüft werden. Verbraucherhinweise aus einem allgemeinen Tarifratgeber sind dafür kein pauschaler Ersatz.
03
Geräte und Nutzer sauber zuordnen
Prüfen Sie insbesondere Mitarbeiterwechsel: Wer hat Karte und Gerät übernommen? Ist die Zuordnung noch aktuell? Wer darf einen Verlust melden oder eine Sperrung veranlassen?
Ein sinnvoller interner Ablauf hält fest, wer Übergabe, Rückgabe und Änderungen dokumentiert. Das ist zunächst eine organisatorische Aufgabe. Eine Vertragsübersicht allein ersetzt keine gesonderte technische Geräteverwaltung oder ein Verfahren zum Entfernen von Firmendaten.
04
Kosten realistisch prüfen
Markieren Sie Auffälligkeiten, ohne sie sofort als unnötig zu bewerten: wiederkehrende Zusatzoptionen, nicht zugeordnete Karten, unpassende Datenpakete oder getrennt laufende Gerätekosten.
Prüfen Sie bei jeder Position: Wofür wird sie benötigt, wer nutzt sie und was würde sich bei einer Änderung ändern? Eine selten verwendete Notfall- oder Reservekarte kann bewusst vorgesehen sein.
Vergleichen Sie Angebote auf derselben Grundlage. Dazu gehören Laufzeiten, Gerätekosten, Auslandseinsatz, Zusatzkarten und der Aufwand für die Verwaltung. Verwenden Sie durchgehend dieselbe Preisbasis, also nicht Nettopreise in einer Spalte und Bruttopreise in der anderen.
05
Mobile-Butler für mehr Überblick
Der Mobile-Butler unterstützt bei der Übersicht über Verträge, Geräte, Nutzer und Laufzeiten. Grundlage bleibt ein richtig zugeordneter Bestand: Ein Portal kann eine unbekannte Rufnummer nicht allein durch ihre Aufnahme sinnvoll einem Mitarbeiter zuweisen.
Besprechen Sie deshalb zuerst, welche Informationen vorhanden sind, wer sie aktuell hält und welche Änderungen regelmäßig anfallen.
06
Persönliche Geschäftskundenberatung
Für ein erstes Gespräch müssen Sie nicht jede Lücke schon geschlossen haben. Hilfreich sind die Anzahl der Verträge, Ihre Anbieter, die wichtigsten offenen Fragen und vorhandene Rechnungen beziehungsweise Übersichten.
Ein gutes Ergebnis kann neben einer möglichen Kostenanpassung auch eine klare Zuständigkeit oder ein verlässlicher Fristenüberblick sein. Eine bestimmte Ersparnis lässt sich aus der Anzahl der Karten allein nicht ableiten.
