Mobilfunkkosten senken: 7 Hebel für Unternehmen – und wie Sie die Kosten danach im Griff behalten

Mobilfunk wächst in den meisten Betrieben nebenher. Ein Vertrag kommt mit einem neuen Mitarbeiter dazu, ein anderer läuft weiter, obwohl der Mitarbeiter längst weg ist. Geräte werden über den Tarif finanziert, Optionen für eine einzige Dienstreise gebucht und nie wieder abbestellt.

Nach drei, vier Jahren weiß niemand mehr genau, welche Karte zu wem gehört und warum sie so viel kostet. Die Rechnung wird bezahlt, weil sie ungefähr so hoch ist wie letzten Monat. Genau dort liegt das Geld.

Ohne Liste keine Optimierung. Eine Zeile pro Rufnummer: Nutzer oder Kostenstelle, Tarif, Netz, Gerät, Laufzeitende. Unbekanntes tragen Sie als „zu klären“ ein, statt zu raten. Eine Karte ohne Namen wird nicht sofort gekündigt – sie kann in einem Router, einer Alarmanlage oder einem Fahrzeug stecken. Wie die Liste aussieht und wie der Check abläuft, steht im Business Mobilfunk Check; die leere Vorlage gibt es als Excel-Datei zum Download.

Sehen Sie sich den Verbrauch je Karte über drei Monate an, nicht über einen. Zwei Muster tauchen fast immer auf: Karten mit viel zu großem Datenvolumen, das nie genutzt wird, und Karten, auf denen jeden Monat Datenpässe nachgebucht werden. Beides kostet Geld. Wer noch alte Minutentarife hat, mit Positionen wie „Gespräche in andere Netze“, sollte auf Flatrates umstellen: feste Kosten, meist günstiger, und die Rechnung schwankt nicht mehr.

Wird ein Smartphone über den Tarif finanziert, ist der Gerätepreis im Monatspreis versteckt. Nach 24 Monaten ist das Gerät bezahlt – der Monatspreis bleibt oft trotzdem gleich. Das ist der häufigste stille Kostentreiber, den wir finden. Ob Gerät und Tarif getrennt oder zusammen günstiger sind, hängt vom Gerät und der Nutzung ab; für Firmen, die Geräte nicht kaufen wollen, kann auch Handymiete passen.

Beim Austritt eines Mitarbeiters wird meist die Karte gesperrt – aber der Vertrag läuft mit allen Optionen weiter. Prüfen Sie bei jeder Karte: Wird sie genutzt? Gehören die Optionen noch zum Bedarf? Gibt es Zweitkarten, die niemand mehr hat?

Geschäftskundenverträge laufen in der Regel 24 Monate, und die meisten Rabatte enden mit der Mindestlaufzeit. Wer das Datum verpasst, zahlt danach oft deutlich mehr für dieselbe Leistung. Der beste Zeitpunkt für neue Konditionen liegt kurz vor dem Laufzeitende – deshalb gehört das Datum „Verlängerung ab“ in jede Bestandsliste. Unsere Geschäftskunden schreiben wir rund drei Monate vorher von uns aus an.

Drei Anbieter bedeuten drei Rechnungen, drei Kundennummern und drei Hotlines. Das kostet weniger auf der Rechnung als in der Arbeitszeit: Jede verlorene SIM-Karte, jede PUK-Anfrage und jeder Mitarbeiterwechsel wird dreimal so kompliziert. Bündeln lohnt sich, wo das Netz an Ihren Standorten passt. Wo ein bestimmtes Netz besser funktioniert, bleibt es – dann bündeln Sie zumindest den Ansprechpartner.

Bei Abschluss vereinbarte Rabatte und Gutschriften werden nicht immer automatisch verbucht. Gleichen Sie die ersten Rechnungen nach einem Wechsel oder einer Verlängerung mit dem Angebot ab – und danach stichprobenartig. Für unsere Geschäftskunden übernehmen wir diese Kontrolle.

Kostenstellen können Sie sich auf Wunsch direkt auf der Rechnung ausweisen lassen. Dann sieht jede Abteilung ihren eigenen Mobilfunk, und Ausreißer fallen früher auf. Den Überblick über Verträge, Nutzer und Laufzeiten an einem Ort bietet unser Mobile-Butler.

Ein Transportdienstleister hatte viele kleine Verträge bei verschiedenen Anbietern, teilweise sogar Prepaid-Karten, und völlig unterschiedliche Tarife. Die Buchhaltung suchte jeden Monat Rechnungen zusammen. Heute läuft alles auf einer Rechnung – mit unterschiedlichen Netzen, wo es nötig ist, und mit Flatrates, die zur Nutzung passen. Die Kosten sind um 22 % gesunken, und mit dem Mobile-Butler hat der Kunde jederzeit den Überblick.